Wywiad z Iwoną Kamińską

Osoby aplikujące o pracę z pewnością nierzadko zastanawiają się nad tym, jaki los spotyka ich CV po kliknięciu przycisku „Wyślij”. Czy na pewno trafi w odpowiednie miejsce, do odpowiedniej osoby? Czy nie „przepadnie” w czeluściach sieci? Czy wszystko dobrze w nim opisałam/łem? Rozesłałam/łem je w kilkadziesiąt miejsc, więc dlaczego znikąd nie mam odpowiedzi? Czy wypada mi zadzwonić do pracodawcy z prośbą o informację w kwestii mojego CV? Na te i podobne pytania postara się odpowiedzieć Iwona Kamińska, Manager HR w Grupie AF, przybliżając przy okazji tajniki pracy rekrutera, mogące rozwiać wiele wątpliwości kandydatów.

Przychodzi CV, jedno po drugim. I co dalej? Jaki jest Twój pierwszy ruch jako rekrutera? Czy prawdą jest, czy może mitem, że rekruterzy otrzymują setki aplikacji na jedną ofertę pracy? Czy rzeczywiście jest ich aż tyle?

Po otrzymaniu dokumentów aplikacyjnych, w HR-mowie, robię screening CV, sprawdzam na ile profil kandydata jest zgodny z profilem kandydata idealnego – z personą. Idealnie byłoby, gdyby kandydat w stu procentach odpowiedni na dane stanowisko umiał napisać rewelacyjne, czytaj: kreatywne, klarowne i merytoryczne CV. Nie zawsze jednak tak się dzieje. Rekruter musi więc umieć czytać między wierszami. Obiegowe, choć i poparte badaniami, jest przekonanie, że rekruter poświęca średnio 5-7 sekund na zapoznanie się z jednym CV – i to od tej cennej chwili zależy dalszy los kandydata. Czasami, głównie w przypadku bardziej obleganych posad, zwyczajnie nie ma czasu, żeby szczegółowo zajmować się każdym dokumentem aplikacyjnym, tym bardziej na pierwszym etapie rekrutacji. Niestety, CV jest coraz mniej, rynek pracy się zmienił. Dlatego też coraz częściej mówi się o zwinnych rekrutacjach, gdzie przy pozyskiwaniu pracowników rolą sprintu jest precyzowanie oczekiwań pracodawcy oraz weryfikowanie ich na bazie dostępnych możliwości.

Wg jakich kryteriów dokonujesz selekcji dokumentów?

Najważniejsza rzecz na początek: kryteria dla wszystkich kandydatów muszą być takie same. Nie można stosować żadnego rodzaju dyskryminacji. Stan cywilny, posiadanie dzieci, orientacja seksualna, kolor skóry, wyznanie czy niepełnosprawność nie powinny decydować o wyborze lub odrzuceniu danej osoby. Dokładna i rzetelna selekcja kandydatów zwiększa szanse na odkrycie talentów i prawdziwych pereł. To również zwykła oszczędność czasu. Jeśli zadbam o początek rekrutacji, zbiorę owoce na wszystkich późniejszych etapach. Po pierwsze, zwracam uwagę na estetykę dokumentu – wiele mówi o autorze. Tekst niespójny i niechlujny powinien być sygnałem, że niedbalstwo kandydata może dotyczyć także innych aspektów i przekładać się na późniejsze zaangażowanie w pracę zawodową. Kolejna rzecz to dopasowanie doświadczenia kandydata do profilu stanowiska. Sprawdzam też wykształcenie, jednak nie zawsze jest ono kluczem do sukcesu. W wielu przypadkach bardziej przydatny będzie tzw. ekwiwalent doświadczenia zawodowego. Ważna jest dla mnie orientacja na naukę i rozwój. Zwracam uwagę na to, co kandydaci lubią robić w wolnym czasie, jakie mają pasje. Zainteresowania mogą stanowić źródło wiedzy na temat ich cech osobowości, umiejętności miękkich oraz dopasowania do zespołu, firmy i kultury organizacyjnej.

Czy jest jakiś schemat postępowania w rekrutacji, czy każda jest zupełnie inna i wymaga innych procesów?

Każda rekrutacja jest inna, w każdej firmie może wyglądać inaczej i trudno tutaj powiedzieć o jedynej, prawidłowej metodzie, jednak wiele etapów często się powtarza i schemat postępowania jest ten sam. Poszczególne etapy procesu rekrutacji i wyboru kandydatów różnią się od siebie w zależności od poziomu i specyfiki stanowiska. Po pierwsze, kiedy już zadecydujemy, że potrzebujemy nowego pracownika, musimy zastanowić się dokładnie nad tym, czego od niego oczekujemy, ustalić wszelkie wymagania i obowiązki na danym stanowisku i rozpocząć tworzenie ogłoszenia o pracę. Po zamieszczeniu ogłoszenia do firmy zaczną spływać CV oraz listy motywacyjne, więc kolejny etap to zapoznanie się z tymi dokumentami, a jednocześnie wstępna selekcja. Z góry możemy odrzucić kandydatury osób, które nie spełniają w żadnym stopniu określonych wymagań. Następnie ma miejsce telefoniczny kontakt z kandydatem. Może być to tylko krótkie zaproszenie na właściwą rozmowę kwalifikacyjną w innym czasie i miejscu, jak też może stanowić jedną z części procesu rekrutacji, czyli wstępną rozmowę kwalifikacyjną, która pomoże w zweryfikowaniu liczby kandydatów. Potem przychodzi czas na właściwą rozmowę kwalifikacyjną, która pozwala na bliższe zapoznanie się z kandydatem i zweryfikowanie tego, co napisał w CV czy liście motywacyjnym. Tu kandydat może zostać poproszony na przykład o podanie konkretnych sytuacji ze swojej historii zawodowej, w których wykazał się danymi umiejętnościami. Jeżeli rozmowa okaże się niewystarczająca, to pozostaje jeszcze jeden etap, którym będzie wykonanie zadania praktycznego. Są zawody, w których w celu prawidłowej oceny kompetencji jest to właściwie konieczne. Zadanie takie można zrealizować stacjonarnie lub zdalnie. Po rozmowach i konsultacjach dokonujemy wyboru najlepszego kandydata. Podjęcie decyzji często bywa bardzo trudne. Na przykład ktoś o doskonałych umiejętnościach może nie pasować do zespołu z powodu problemu z pracą w grupie, a ktoś z bogatym doświadczeniem zawodowym może być konfliktowy. Dlatego pod uwagę brane są różne kryteria, nie tylko w zależności od stanowiska, na którym jest wakat, lecz także od ludzi, z którymi nowa osoba będzie pracować.

Prowadzisz kilka procesów rekrutacyjnych jednocześnie, co wymaga świetnej organizacji pracy. Co może zrobić kandydat ze swoim CV, aby proces ten usprawnić, a jednocześnie zwiększyć swoje szanse?

Odpowiednio przygotowane CV jest przepustką do dalszych rozmów z potencjalnym pracodawcą. Jedna jego wersja nie jest dokumentem uniwersalnym, który można wykorzystać w kilku procesach rekrutacyjnych, należy je modyfikować w zależności od tego, na jakie stanowisko i do jakiej firmy aplikujemy. CV to nic innego jak forma osobistej reklamy, im bardziej jest dopracowana w detalach, tym większa szansa na zrobienie dobrego pierwszego wrażenia. Warto pamiętać o odpowiedniej nazwie pliku, wychodząc z założenia, że powinna ona ułatwić identyfikację kandydata. Najlepszym rozwiązaniem jest stosowanie nazw typu „CV Imię Nazwisko”. Normą jest, że otrzymuję wiele bardzo podobnych CV, więc moja rada do kandydatów: zróbcie coś, żeby się wyróżnić. Skutecznym sposobem na to jest zawarcie krótkiego, ale treściwego podsumowania zawodowego. Pomoże to w udowodnieniu, że zależy nam na pracy, a CV zostało stworzone z myślą o konkretnej ofercie. Wystarczy kilka, trzy do pięciu niezbyt długich zdań o naszej specjalizacji, największym sukcesie zawodowym i celu na przyszłość. Jeśli kandydat czuje się na siłach, aby stworzyć profesjonalny dokument, a porad w Internecie na ten temat jest mnóstwo, niech to zrobi. Jeśli natomiast uważa, że potrzebuje pomocy profesjonalnego konsultanta, doradcy kariery, to warto z tego skorzystać. Oba sposoby są dobre i trzeba wybrać ten, który uważa się za bardziej skuteczny.

Jakie są największe trudności, a jednocześnie najczęstsze błędy kandydatów, jakie napotyka rekruter w kwestii dokumentów aplikacyjnych?

Dokumenty aplikacyjne powinny być spersonalizowane, dostosowane do odbiorcy, więc rozsyłanie tego samego CV w wiele miejsc jest błędem. Trudność stanowi brak nazwy stanowiska i numeru referencyjnego, o ile oczywiście taki numer został podany w ogłoszeniu. Te informacje powinny znaleźć się na samej górze dokumentu. Do wymagań warto dopasować również umiejętności, kursy i szkolenia, to ważne, aby miały związek ze stanowiskiem. Podawanie informacji nieistotnych z punktu widzenia danej oferty pracy wprowadza zamieszanie. Nie wyliczajmy wszystkich możliwych kursów, które ukończyliśmy do tej pory, wybierzmy tylko te związane ze stanowiskiem, o które się ubiegamy. Brak konkretów, czyli tak zwane lanie wody, to błąd zdarzający się niestety nawet bardzo kompetentnym kandydatom, którzy nie umieją odpowiednio opisać swojego doświadczenia i umiejętności zawodowych. CV jest jak projekt marketingowy, który ma wypromować kandydata, wywołać pozytywne skojarzenia i skłonić rekrutera do zaproszenia na rozmowę kwalifikacyjną, dlatego należy być precyzyjnym w opisie swojej kandydatury. CV nie powinno być dłuższe niż dwie strony. Badania pokazują, że pracodawcy akceptują dwustronicowe przede wszystkim u bardzo doświadczonych pracowników. Więcej stron to już ryzyko. Brak klauzuli o ochronie danych osobowych równie dobrze mógłby znaleźć się na pierwszym miejscu listy najczęstszych błędów, które popełnia większość kandydatów. Klauzula to podstawa. Jeśli nie dodasz jej do swojego dokumentu, może on nie zostać w ogóle wzięty pod uwagę, zwłaszcza w przypadku kolejnych rekrutacji do tej samej firmy, które wymagają oddzielnej pisemnej zgody na wykorzystanie danych. Kolejna rzecz, dbajmy o poprawność językową i wizualną. W dokumentach nie mogą znaleźć się błędy ortograficzne oraz nieodpowiednie czcionki, formaty i grafiki, które odciągają uwagę czytającego od treści. Poprośmy kogoś o sprawdzenie naszych dokumentów przed wysłaniem, możemy bowiem nie zauważyć własnych błędów. Nie nadużywajmy też żargonu. Choćbyś znał najbardziej wyszukane słownictwo swojej branży, jego nadmiarem w CV nie zyskasz wizerunku profesjonalisty. Język powinien być jasny i zrozumiały. Dlatego nie pisz, że umiesz realizować zadania ASAP i sprawnie debugujesz aplikacje. Zły format pliku CV to również niedociągnięcie, które może skutkować odrzuceniem kandydatury. Dokument Word (plik DOC lub DOCX) wyświetlony przez rekrutera na swoim komputerze może przybrać postać karykatury. Pewność, że formatowanie pozostanie niezmienione, a cały trud projektowania poszczególnych sekcji nie pójdzie na marne, da Ci tylko CV wysłane w formacie PDF. Na koniec przypomnijmy, choć to oczywiste – kłamstwo w CV jest niedopuszczalne. Rekruter jest w stanie łatwo sprawdzić podane przez Ciebie informacje. Może to zrobić zadając Ci odpowiednie pytania na rozmowie kwalifikacyjnej lub weryfikując dane u Twojego poprzedniego pracodawcy. Kłamstwa pogrzebią Twoje szanse na otrzymanie pracy. Z badań przeprowadzonych wśród rekruterów wynika, że aż 56% kandydatów zamieszcza w CV nieprawdziwe informacje i z tego powodu ich kandydatury są odrzucane.

Prawdopodobnie ogromnym wyzwaniem dla rekrutera jest znalezienie właściwej osoby wśród dużej liczby aplikacji w bardzo krótkim czasie. Jak postępujesz w przypadku takiej sytuacji?

Tu z pomocą przychodzą rozwiązania ATS (Applicant Tracking Systems – systemy zarządzania aplikacjami kandydatów). Udostępniają narzędzia, dzięki którym rekruter może skutecznie przefiltrować znaczną ilość CV czy formularzy. Bez wsparcia systemu, nawet najdokładniejsi specjaliści HR mogą przeoczyć dobrze rokujące kandydatury. Kilka najpopularniejszych systemów rekrutacyjnych to Elevato, eRecruiter, HRlink, Traffit, HRappka. Warto, aby kandydaci poznali podstawy ich działania, gdyż ta wiedza może zwiększyć szansę na odpowiednią pracę. Ogólnie mówiąc, systemy te ułatwiają selekcję kandydatów poprzez możliwość szybkiego przeszukiwania bazy kandydatów po słowach kluczowych znajdujących się w CV, tagach, ocenach kandydatów, umiejętnościach czy lokalizacji. Mimo że procesy rekrutacyjne coraz częściej ulegają automatyzacji i wdziera się do nich sztuczna inteligencja, to jednak pełna mechanizacja w tym obszarze się chyba jeszcze nigdzie nie sprawdziła. Potężna marka Amazon, z pewnością posługująca się najnowocześniejszymi rozwiązaniami techniki, też się o tym przekonała, gdy tego typu aplikacja systematycznie odrzucała kandydatury kobiet, „uznając”, że przełoży się to pozytywnie na wyniki. Potentat bardzo szybko zrezygnował z polegania wyłącznie na tym rozwiązaniu. Zatem systemy ATS na pewno w niektórych warunkach są bardzo przydatne i warto się posiłkować nimi tam, gdzie jest to zasadne, ale pamiętajmy, że to nie system decyduje, czy otrzymamy pracę, tylko obsługujący go ludzie.

Czy po wysłaniu CV, np. kilka dni później, kandydatowi wypada zadzwonić i zapytać o losy jego aplikacji? Czy takie działanie wspiera czy zaburza organizację pracy rekrutera?

Kandydat jak najbardziej może dzwonić do rekrutera i pytać o losy swojej aplikacji czy też o etapy rekrutacji. Podczas takiej rozmowy lub rozmów, bo oczywiście może być ich więcej niż jedna, może nie tylko zaczerpnąć informacji w kwestii rozpatrywania jego kandydatury, ale też obie strony procesu mogą bliżej wzajemnie się poznać. W ostatnich latach jednak to pracodawcy czynią coraz więcej starań w tym obszarze, budując swój pozytywny wizerunek. Zależy im na jak najlepszym candidate experience. Chcą, aby potencjalni pracownicy mieli o nich jak najlepsze zdanie. dlatego już podczas procesu rekrutacyjnego często dbają o dobry kontakt z kandydatem, i to oni jako pierwsi wychodzą z bieżącymi informacjami do kandydata. Brak kontaktu ze strony pracodawcy potrafi skutecznie zrazić. Lepiej go poinformować nawet o negatywnym rezultacie rekrutacji niż milczeć, powodując jego dezorientację. Zatem z dużym prawdopodobieństwem możemy założyć, że pracodawca dbający o dobry kontakt i relacje z kandydatem to dobry pracodawca.

Z Pani odpowiedzi wynika, że rekrutacja to trudne i wymagające zadanie i tylko odpowiednie zaangażowanie obu stron tego procesu może przynieść pozytywne efekty. Ma Pani jakąś dodatkową radę dla kandydatów?

Tak, to prawda, rekrutacja to proces bardzo trudny zarówno dla pracodawcy, jak i potencjalnego pracownika. Jako rekruter muszę brać pod uwagę bardzo wiele czynników, aby wybrać właściwą osobę. Dlatego pozwolę sobie zaapelować do kandydatów: naprawdę możecie zrobić bardzo wiele już na etapie przygotowywania CV, dlatego poświęćcie czas na jego opracowanie i włóżcie w to odpowiedni wysiłek. To jest kluczowy dokument, który pomoże zarówno Wam, jak i nam, rekruterom. Wam pomoże zwiększyć szansę, aby wymarzoną pracę otrzymać, a nam – aby tę wymarzoną pracę Wam dać. Pomóżcie nam więc spełnić Wasze marzenia!